Δήλωση Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων — Αναλυτικά

Υπεύθυνο για τα αρχεία που περιγράφονται εδώ είναι το 76ο Σύστημα Προσκόπων Στροβόλου, μέρος του Σώματος Προσκόπων Κύπρου, Αγίας Μαρίνας 34, 2059 Στρόβολος, Λευκωσία.

Σημείο επικοινωνίας για κάθε θέμα προσωπικών δεδομένων: as@76.life.

Το Σώμα Προσκόπων Κύπρου τηρεί δικά του, χωριστά αρχεία στην πλατφόρμα e-Scouts, όπου γίνεται η επίσημη εγγραφή και εκδίδεται ο Αριθμός Μητρώου. Η παρούσα Δήλωση δεν καλύπτει την επεξεργασία που διενεργεί το Σώμα.

Η επεξεργασία γίνεται σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 και τον περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα Νόμο του 2018, Ν. 125(Ι)/2018.

Τρεις κατηγορίες στοιχείων απαιτούν ιδιαίτερη μεταχείριση:

• Υγεία. Όσα δηλώνονται στο Δελτίο Υγείας και στις δηλώσεις συμμετοχής κάθε δράσης: αλλεργίες, φαρμακευτική αγωγή, χρόνιες παθήσεις, περιορισμοί. Τα χρειαζόμαστε για έναν λόγο — για να προσέχουμε τα μέλη μας και να αντιδράσουμε σωστά αν χρειαστεί.
• Θρήσκευμα, όπου δηλώνεται στο έντυπο εγγραφής του Σ.Π.Κ.
• Εικόνα. Φωτογραφίες και βίντεο από δράσεις, καθώς και η φωτογραφία στην καρτέλα του μέλους.

Όπου η βάση είναι η συγκατάθεση, αυτή δίνεται με το έντυπο «Συγκατάθεση Προσωπικών Δεδομένων» και ανακαλείται ελεύθερα, χωρίς καμία επίπτωση στη συμμετοχή του μέλους στο προσκοπικό πρόγραμμα.

• e-Scouts — η επίσημη πλατφόρμα του Σ.Π.Κ. Εκεί γίνεται η εγγραφή, εκδίδεται ο Αριθμός Μητρώου και περνά η ασφαλιστική κάλυψη.
• e76 — το μητρώο του Συστήματος: τμήματα, παρουσίες, πρόοδος, πύλη γονέα. Συνυπάρχει με το e-Scouts, δεν το αντικαθιστά.
• Smartespot — οι ηλεκτρονικές δηλώσεις συμμετοχής και οι πληρωμές.
• Έντυπα — τα υπογεγραμμένα πρωτότυπα, στο αρχείο του Συστήματος.

Ο περιορισμός αυτός δεν είναι υπόσχεση στην οθόνη — είναι κανόνας στη βάση δεδομένων.

Μία εξαίρεση: η φωτογραφία καρτέλας είναι ορατή σε όλους τους βαθμοφόρους του Συστήματος, όχι μόνο του τμήματος του παιδιού. Ο λόγος είναι πρακτικός: στις δράσεις και στα παιχνίδια οι βαθμοφόροι αλληλοϋποστηρίζονται μεταξύ τμημάτων, και πρέπει να αναγνωρίζουν το μέλος που έχουν μπροστά τους.

Τα ιατρικά και τα κηδεμονικά δεν ακολουθούν αυτή την εξαίρεση — μένουν στον στενό κανόνα του τμήματος. Όπου χρειάζεται ευρύτερη γνώση για λόγους ασφάλειας σε συγκεκριμένη δράση, δίνεται η κατάσταση της δράσης σε όσους έχουν ρόλο σε αυτήν, με σήμανση εσωτερικής χρήσης — όχι πρόσβαση στην εφαρμογή.

Πέρα από αυτούς, στοιχεία δίνονται μόνο όταν το επιβάλλει ο νόμος ή αρμόδια αρχή.

Τα δεδομένα δεν πωλούνται, δεν ενοικιάζονται και δεν χρησιμοποιούνται για διαφήμιση. Δεν χρησιμοποιούμε εργαλεία διαφημιστικής παρακολούθησης.

Το ιστορικό αρχείο δεν περιέχει τίποτε άλλο: ούτε διευθύνσεις, ούτε τηλέφωνα, ούτε ιατρικά, ούτε κηδεμόνες, ούτε οικονομικά.

Όταν ένα στοιχείο διαγράφεται, διαγράφεται από τα ενεργά συστήματα. Δεν επανεισάγεται από αντίγραφα ασφαλείας, τα οποία ανακυκλώνονται αυτόματα.

Τα δεδομένα τηρούνται εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου ή σε χώρες που η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει αναγνωρίσει ότι παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας — όπως το Ηνωμένο Βασίλειο, όπου φιλοξενείται το μητρώο μελών. Όπου πάροχός μας χρησιμοποιεί υπεργολάβους εκτός των χωρών αυτών, ισχύουν οι εγγυήσεις που προβλέπει ο Κανονισμός για τις διαβιβάσεις.

Η πρόσβαση περιορίζεται στη βάση δεδομένων και όχι στην οθόνη — ένας χρήστης χωρίς δικαίωμα δεν παίρνει το δεδομένο, ακόμη κι αν παρακάμψει τη διεπαφή. Κάθε μεταβολή καταγράφεται με χρήστη, χρόνο και προηγούμενη τιμή. Τα στοιχεία που ταξιδεύουν προς τις ηλεκτρονικές δηλώσεις μεταφέρονται με εφήμερα εισιτήρια δεκαπέντε λεπτών, όχι μέσα σε συνδέσμους.

Κάθε ενήλικας με πρόσβαση σε δεδομένα μελών οφείλει να φέρει ισχύον πιστοποιητικό κατά τον Ν. 91(Ι)/2014 και δεσμεύεται από υποχρέωση εχεμύθειας που απορρέει από τον ρόλο του.

Έχετε δικαίωμα:

• πρόσβασης — να δείτε τι τηρούμε για εσάς και, αν είστε γονέας ανήλικου μέλους, για το παιδί σας·
• διόρθωσης — να διορθώσετε ό,τι είναι λάθος ή παρωχημένο·
• διαγραφής, περιορισμού και εναντίωσης, στις περιπτώσεις που προβλέπει ο Κανονισμός·
• φορητότητας — να λάβετε τα στοιχεία σε αναγνώσιμη μορφή·
• ανάκλησης της συγκατάθεσης ανά πάσα στιγμή. Η ανάκληση δεν ισχύει αναδρομικά και δεν επηρεάζει τη νομιμότητα όσων έγιναν πριν από αυτήν.

Τα περισσότερα μέλη μας είναι ανήλικα και οι συγκαταθέσεις δίνονται από γονέα ή κηδεμόνα. Τα ενήλικα μέλη δίνουν τα ίδια τις συγκαταθέσεις τους και ασκούν τα ίδια τα δικαιώματά τους. Όσα μέλη έχουν πρόσβαση σε στοιχεία άλλων μελών λόγω ρόλου — Ενωμοτάρχες, Εξάρχες, Ομιλάρχες — βλέπουν αυστηρά περιορισμένο σύνολο και ενημερώνονται για την υποχρέωση εχεμύθειας.

Η Δήλωση επικαιροποιείται όποτε αλλάζει ουσιωδώς κάτι από τα παραπάνω. Η τρέχουσα έκδοση και η ημερομηνία της αναγράφονται στο τέλος της σελίδας.

Για κάθε ερώτημα: as@76.life.